Régua de cobrança: como usar no controle de recebimentos

Régua de cobrança: como usar no controle de recebimentos

A régua de cobrança é um instrumento essencial para cobrar seus clientes com eficiência e, de quebra, combater a inadimplência.

Ela funciona como um roteiro que determina cada mensagem, ação e canal de comunicação durante o processo de pagamento. 

Assim, você consegue padronizar a cobrança e garantir os recebimentos para manter a saúde financeira do negócio.

Veja o que você vai aprender neste artigo:

  • O que é régua de cobrança
  • Como a régua de cobrança funciona
  • Vantagens no processo de cobrança
  • Como fazer régua de cobrança na sua empresa
  • Modelo de régua de cobrança em diferentes meios
  • Qualifique a cobrança de clientes.

Continue a leitura e aprenda a criar um processo de cobrança infalível

O que é régua de cobrança?

Régua de cobrança é um roteiro usado pelas empresas para cobrar seus clientes de forma sistemática.

Ela define datas específicas para enviar lembretes, disponibilizar o meio de pagamento, informar sobre fatura atrasada, entre outros eventos importantes para uma cobrança bem-sucedida.

Dessa forma, todos os contatos são planejados e a empresa consegue combater a inadimplência com um processo organizado. 

Para elaborar uma régua de cobrança, você deve pensar na linha do tempo que envolve o pagamento. 

Ou seja, desde o recebimento do boleto (cobrança no cartão de crédito, débito automático ou a forma escolhida) até um eventual atraso ou situação inadimplente. 

O objetivo é garantir que o cliente pague dentro do prazo e, assim, evitar ao máximo os débitos em aberto ou a necessidade de negativação do consumidor. 

Por suas características, a régua de cobrança é um instrumento muito utilizado nas empresas da economia da recorrência, que trabalham com pagamentos por assinatura, plano e mensalidade. 

Como a régua de cobrança funciona

A régua de cobrança estabelece várias regras para cobrar clientes conforme a atividade da empresa, estágios do pagamento e perfil do consumidor. 

Ela pode ser implementada manualmente, por meio de um cronograma de mensagens, notificações e contatos, ou automatizada com o apoio de um sistema de gestão online. 

Obviamente, é muito mais fácil implementar a régua com a ajuda de uma ferramenta, já que enviar mensagens manualmente para lembrar cada cliente sobre o pagamento não é nada prático. 

Além disso, os sistemas modernos permitem personalizar o processo de acordo com o perfil do cliente, usando uma abordagem mais branda ou mais intensa conforme a situação exige.

Isso ajuda a otimizar a cobrança e aumenta as chances de recuperação de dívidas.

Na prática, a régua de cobrança inclui várias notificações para avisar o cliente sobre as faturas pendentes, que estão para vencer e que já venceram, por exemplo.

Os canais de comunicação são escolhidos conforme a mensagem e a conveniência.

Os mais usados são e-mail, SMS, WhatsApp e telefone, que podem acompanhar ou não uma carta de cobrança.

Vantagens no processo de cobrança

A régua de cobrança é essencial em qualquer empresa, principalmente quando o negócio se baseia em pagamentos recorrentes. 

Veja algumas das vantagens desse processo.

Recebimento facilitado

Um dos principais benefícios da régua de cobrança é a facilitação do recebimento, que impacta positivamente as finanças da empresa.

Quando a organização entende as diferentes etapas da cobrança e consegue notificar o cliente nos momentos certos, as chances de receber tudo em dia são muito maiores.

Melhor organização das contas

Um dos grandes desafios da gestão financeira é conciliar as contas a pagar e a receber, de modo que a empresa sempre tenha dinheiro em caixa para cumprir suas obrigações.

Quando o processo de cobrança é eficiente, os pagamentos são feitos dentro do prazo e a empresa consegue cobrir os custos com tranquilidade. 

Do contrário, os atrasos em pagamentos podem deixar o negócio no vermelho e, assim, aumentar a sua necessidade de capital de giro.

Redução da inadimplência

Toda empresa lida com algum nível de inadimplência, mas uma boa régua de cobrança pode reduzir muito esse problema.

Para começar, as notificações eliminam o risco de o cliente simplesmente se esquecer de pagar

Além disso, se o pagamento atrasar, são feitas várias tentativas de contato e negociação para recuperar a dívida o mais rápido possível. 

Em um país com 66% de endividados e 25,2% de inadimplentes (dados da CNC, publicados na Agência Brasil), é melhor prevenir do que remediar. 

Profissionalização da cobrança

Se você não tiver um processo padronizado de cobrança, terá muito mais dificuldades para notificar clientes e manter um índice de inadimplência baixo.

Por isso, é importante profissionalizar essa gestão por meio da régua de cobrança. 

Quando o cliente recebe mensagens padronizadas e em uma sequência lógica, sua confiança na empresa aumenta consideravelmente, incentivando o pagamento em dia. 

Como fazer régua de cobrança na sua empresa

Para fazer sua regra de cobrança, avalie todo o processo de pagamento e identifique os principais pontos em que é preciso se comunicar com o cliente. 

Então, defina mensagens e canais de comunicação para cada um desses pontos.

Na maioria dos casos, as empresas começam a enviar notificações alguns dias antes da cobrança, avisam sobre o dia do vencimento e, depois, iniciam as mensagens sobre pagamento não identificado, caso haja um atraso. 

Além disso, você deve definir datas de corte para intensificar a cobrança, dependendo do tempo de atraso do pagamento. 

Nos padrões gerais do mercado, as empresas só negativam clientes inadimplentes nos órgãos de proteção ao crédito (como SPC, Serasa e Boa Vista) depois que a dívida completa 30 dias de atraso.

Mas o objetivo da régua de cobrança é evitar ao máximo que a situação chegue a esse ponto.

Por isso, o plano deve prever várias tentativas de contato e negociação amigável antes de partir para medidas mais drásticas. 

Modelo de régua de cobrança em diferentes meios

Agora que você entendeu como funciona a régua de cobrança, podemos trazer mais detalhes, avançando para ideias de roteiro para diferentes meios de pagamento.

Veja como agir em cada situação. 

Régua de cobrança por boleto

O boleto bancário ainda é um dos meios de pagamento mais populares do mercado.

Além de ser prático, ele é o mais democrático, porque pode ser usado pela população desbancarizada. 

Se a sua empresa trabalha com boletos, você pode criar uma régua de cobrança a partir deste modelo:

  • 10 dias antes do vencimento: enviar o boleto por e-mail e SMS
  • 3 dias antes do vencimento: enviar lembretes de que o vencimento está próximo por WhatsApp e SMS
  • Véspera do vencimento: enviar lembrete de que o boleto vence amanhã por WhatsApp ou SMS
  • Data do vencimento: enviar último lembrete para pagamento via SMS e WhatsApp ressaltando a importância de pagar em dia
  • 1 dia após o vencimento: enviar e-mail confirmando o pagamento ou informando que o pagamento não foi identificado e fornecendo link para geração de 2ª via
  • 7 dias de atraso: enviar carta e notificação de cobrança via e-mail, SMS e WhatsApp
  • 15, 20, 25 e 30 dias de atraso: entrar em contato repetidas vezes via e-mail e telefone para tentar uma negociação antes da negativação do cliente
  • 30 dias de atraso: realizar comunicação por e-mail e carta oficial sobre medidas de negativação em órgãos de proteção ao crédito e protesto em cartório.

Confira também algumas dicas para facilitar a cobrança por boleto:

  • Programe o vencimento para uma data que aumente as chances de pagamento, como em dias próximos ao 5º dia útil (data tradicional de recebimento do salário)
  • Permita que o cliente gere uma segunda via do boleto com valor corrigido facilmente no sistema, caso deixe o documento vencer.

Régua de cobrança por cartão de crédito

A cobrança por cartão de crédito costuma ter um índice de inadimplência menor, já que o valor cai automaticamente na fatura do cliente no caso de pagamentos recorrentes.

Mesmo assim, é preciso ter uma régua de cobrança - você pode usar este modelo:

  • Data do vencimento: enviar notificação ao cliente caso o pagamento não tenha sido autorizado pela operadora por razões como falta de limite, problemas de segurança ou cartão expirado
  • 1 dia após o vencimento: enviar e-mail comunicando que o pagamento não foi identificado, solicitando o cadastro de um novo cartão ou outra forma de pagamento
  • 7 dias de atraso: enviar carta e notificação de cobrança via e-mail, SMS e WhatsApp
  • 15, 20, 25 e 30 dias de atraso: entrar em contato repetidas vezes via e-mail e telefone para tentar uma negociação antes da negativação do cliente
  • 30 dias de atraso: realizar comunicação por e-mail e carta oficial sobre medidas de negativação em órgãos de proteção ao crédito e protesto em cartório.

Régua de cobrança por débito automático

No caso do débito automático, a régua de cobrança é bem parecida com a do cartão de crédito, já que o objetivo é notificar o cliente em caso de erro no pagamento.

Veja um exemplo:

  • Data do vencimento: enviar notificação ao cliente caso o pagamento não tenha sido autorizado pelo banco por razões como falta de saldo ou problema de segurança
  • 1 dia após o vencimento: enviar e-mail comunicando que o pagamento não foi identificado e solicitando o cadastro de uma nova conta bancária ou outra forma de pagamento
  • 7 dias de atraso: enviar carta e notificação de cobrança via e-mail, SMS e WhatsApp
  • 15, 20, 25 e 30 dias de atraso: entrar em contato repetidas vezes via e-mail e telefone para tentar uma negociação antes da negativação do cliente
  • 30 dias de atraso: realizar comunicação por e-mail e carta oficial sobre medidas de negativação em órgãos de proteção ao crédito e protesto em cartório.

Publicado em: 26/05/2021 12:53:54
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