DANFE e NF-e: entenda as diferenças entre os dois documentos
Apesar de estarem diretamente relacionados, o DANFE e a NF-e não se referem ao mesmo documento. Essa distinção, por vezes sutil, ainda gera dúvidas entre empresas no momento da emissão fiscal. Compreender a diferença entre eles é essencial para garantir a conformidade com as exigências legais e evitar erros no processo de emissão e transporte de mercadorias.
O que é a NF-e?
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento digital criado com o objetivo de substituir a tradicional nota fiscal impressa. Seu principal propósito é tornar o processo de emissão mais ágil e eficiente, além de facilitar o controle fiscal por parte da Receita Federal. Ao eliminar o papel, a NF-e contribui significativamente para a redução de fraudes e da sonegação fiscal.
A NF-e é gerada em formato XML, padrão que assegura sua validade jurídica e autenticidade. Esse arquivo digital só pode ser visualizado por meio de softwares autorizados, como os sistemas da Secretaria da Fazenda ou plataformas específicas de emissão fiscal.
É importante destacar que o arquivo XML da NF-e deve ser armazenado por, no mínimo, cinco anos, conforme determina a legislação vigente, a fim de atender possíveis demandas de fiscalização.
Esse mesmo arquivo XML serve como base para a emissão do DANFE, versão impressa da NF-e que explicaremos a seguir.
O que é o DANFE?
O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) é a representação gráfica simplificada da NF-e. Ele não substitui o arquivo digital em XML e tampouco possui valor fiscal, mas é utilizado para acompanhar o transporte de mercadorias e facilitar o acesso às informações da NF-e por meio da chave de acesso.
O DANFE é obrigatório durante o transporte de produtos e deve ser entregue ao destinatário junto à mercadoria. Sua função principal é permitir a conferência dos dados da nota fiscal e possibilitar o rastreamento e validação da operação por meio de sua chave numérica de 44 dígitos.
Informações presentes no DANFE
Embora seja uma representação simplificada, o DANFE deve refletir fielmente os dados contidos na NF-e. Nenhuma informação adicional pode ser incluída no documento impresso que não esteja presente no arquivo XML autorizado. Entre os principais dados que compõem o DANFE, destacam-se:
- Informações do emitente, como CNPJ, Inscrição Estadual e dados do substituto tributário;
- Dados do destinatário;
- Descrição dos produtos vendidos e transportados;
- Número e série da NF-e;
- Tipo de operação (entrada ou saída);
- Código de barras com a chave de acesso da NF-e;
- Natureza da operação;
- Data e horário de saída da mercadoria;
- Informações da transportadora e placa do veículo;
- Valor total da mercadoria, entre outros.
O leiaute oficial do DANFE pode ser consultado no Manual de Integração – Contribuinte, disponível no portal da Nota Fiscal Eletrônica da Receita Federal.
A chave de acesso presente no DANFE permite que qualquer pessoa — contribuinte ou fiscal — consulte a autenticidade e validade da nota diretamente no site da Secretaria da Fazenda.
